Wat is groot onderhoud?
U woont in een VvE waar uiteraard ook wel eens onderhoud aan het (de) gebouw(en) uitgevoerd moet worden. Vanwege de omvang van de werkzaamheden en de vaak grote hoeveelheden materiaal maar ook vanwege de vaak langere tijd die met deze werkzaamheden gemoeid is, wordt dit onderhoud daarom groot onderhoud genoemd.
Tevens is het vaak onderhoud dat in een MJOP (Meer Jaren Onderhoud Planning) is opgenomen, juist omdat het onderhoud is dat al lang van tevoren bekend is, maar ook vaak cyclisch, dus regelmatig bij het (de) gebouw(en) voor komt. Omdat dit soort groot onderhoud al lang bekend binnen VvE’s is het van belang om hier in de uitvoering zorgvuldig mee om te gaan.
Groot onderhoud
Op zich is het uitvoeren van groot onderhoud over het algemeen geen probleem voor de eigenaren binnen een VvE:
- Het onderhoud wordt immers aan de gemeenschappelijke delen en gemeenschappelijke zaken van het (de) gebouw(en) uitgevoerd, die zich meestal buiten het privé gedeelte bevinden.
- Verder zal, als het goed is, dit groot onderhoud van de VvE zorgvuldig van tevoren besproken en besloten moeten zijn in de Vergadering van eigenaars, zodat iedere eigenaar weet, of kan weten wat er staat te gebeuren.
- Tevens behoort vooraf ook voor iedere eigenaar bekend te zijn wat de kosten worden van het uit te voeren groot onderhoud, dit is immers in de begroting opgenomen.
- Tenslotte zal de VvE, als het goed is, een duidelijke planning met de eigenaren overleggen zodat iedere eigenaar weet wanneer het groot onderhoud wordt uitgevoerd.
Toch gaat het soms mis
Helaas wordt er bij een VvE niet altijd aan het bovenstaande voldaan of worden zaken vergeten, kunnen zaken niet voorzien zijn of komen er onverwachts werkzaamheden bij die, volgens het bestuur, wellicht beter meteen uitgevoerd kunnen worden.
Een feit is dat tijdens de uitvoering van het groot onderhoud het in een VvE nu eenmaal niet eenvoudig is om fouten, vergeten zaken, onverwacht optredende tegenvallers of bijkomende werkzaamheden tussentijds te overleggen of om daar tussentijds goedkeuring van de eigenaren over te krijgen. Daarvoor moet immers eerst weer een vergadering van eigenaars worden uitgeschreven. Vaak zal een bestuur, omwille van de voortgang van de werkzaamheden, dan “zelf besluiten” het extra werk toch uit te laten voeren en de extra uitgaves te doen, om zo de werkzaamheden niet te frustreren en dus zonder vertraging door te laten gaan.
Dit “besluit” van een bestuur wordt vaak met alle beste bedoelingen genomen omdat het bestuur denkt dat de eigenaren dat besluit wel zullen en kunnen begrijpen. Echter, het bestuur had dit in beginsel niet mogen besluiten, omdat eigenaren immers hier geen toestemming voor hebben gegeven. Tenzij de vergadering een bepaalde ruimte heeft gelaten aan het bestuur. Meestal gebeurt dat niet, waardoor alsnog de Vergadering van eigenaars daarover een besluit moet nemen.
Let op een te krap budget!
Voor een VvE is het van belang om de bedragen die in de MJOP worden opgenomen, niet te krap te begroten om te voorkomen dat er, bij uitvoering van de werkzaamheden, er geen tekort aan budget is. Door iets ruimer te begroten kan voorkomen worden dat er een extra Vergadering belegd moet worden om alsnog goedkeuring te krijgen van de eigenaren.
Wat zijn de oplossingen?
Schriftelijke stemming
Als er een tekort optreedt wordt vaak een oplossing bedacht om een e-mail of een brief aan de eigenaren te sturen om op die manier alsnog een besluit te krijgen. Daarbij wordt vaak vergeten dat een schriftelijke stemming alleen met unanimiteit kan. Dit betekent dat 100% van de eigenaren schriftelijk moeten instemmen met het besluit. Dat is vaak onhaalbaar.
Machtiging
Een andere oplossing is om als Vergadering van eigenaars te besluiten het bestuur “in geval van spoedeisende maatregelen” te machtigen om tot een bepaald bedrag hierover zelf te besluiten. De hoogte van dit bedrag moet dus door de vergadering van eigenaars worden vastgesteld, zodat in die gevallen niet opnieuw een vergadering hoeft te worden uitgeschreven.
Vertrouwen
Gelukkig merken wij ook dat dit soort situaties in een VvE, waar de eigenaars elkaar en het bestuur vertrouwen, vaak alsnog goed bevonden en wordt de overschrijding door het bestuur van de kosten groot onderhoud geaccepteerd. Het is echter van belang dat een bestuur van een VvE beseft dat zo’n besluit om meer uit te geven dan begroot, niet is toegestaan zonder toestemming van de vergadering van eigenaars.
Neem contact op
Heeft u vragen over dit onderwerp en zou u meer informatie over dit onderwerp willen ontvangen, neemt u dan contact op met VvE Curaçao. Klik op de onderstaande knop!
