Fysiek of digitaal vergaderen binnen een VvE?
Jaarlijks dient er minimaal één vergadering te worden gehouden waarin de jaarrekening en de begroting van het lopende en/of volgende jaar moet worden vastgesteld. Daarnaast kunnen onderhoudszaken worden geagendeerd, en ook alle gemeenschappelijke zaken die overleg met de eigenaars behoeven. Fysiek vergaderen met de eigenaren is hierbij het uitgangspunt.
Vaak is het lastig om een datum vast te leggen waarbij de meeste eigenaren aanwezig kunnen zijn. Met name voor de eigenaren die niet fysiek aanwezig zijn binnen de VvE, biedt het dan uitkomst om de vergadering (deels) digitaal te houden.
De splitsingsakte geeft duidelijke regels over het uitschrijven en inrichten van een vergadering als ook hoe stemmen moeten worden uitgebracht. Om een digitale vergadering juridisch correct te laten verlopen is een procedure ontwikkeld. Onderstaand treft u deze procedure aan.
Digitaal vergaderen binnen een VvE.
Procedure digitaal vergaderen
Hieronder zetten wij kort uiteen op welke wijze de VvE digitaal kan vergaderen.
- De vergadering dient te worden uitgeschreven met inachtneming van de oproepingstermijn zoals in het splitsingsreglement is bepaald. In de uitnodiging dient (praktisch gezien) te worden vermeld dat:
- het bestuur of de voorzitter van de vergadering bepaalt dat leden geen fysieke toegang hebben tot de vergadering, en dat de vergadering langs elektronische weg voor leden te volgen is;
- de leden tot uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de vergadering schriftelijk of elektronisch vragen kunnen stellen over de onderwerpen die in de uitnodiging staan (de agenda);
- de wijze waarop de leden hun stem kunnen uitbrengen.
- De vergadering zelf dient door de leden te kunnen worden gevolgd via één of meerdere van de volgende communicatiemiddelen: e-mail, website, Audiostream, AV-stream, (groeps-)telefoongesprek of beeldbellen; AV-vergaderapplicatie.
- Het bestuur of de voorzitter van de vergadering dient zich ervoor in te spannen dat tijdens de vergadering vragen kunnen worden gesteld door de leden via de onder 2 beschreven communicatiemiddelen, tenzij dit in het licht van de omstandigheden van dat moment in redelijkheid niet gevergd kan worden.
- De vragen die de leden hebben gesteld (zie onder 1.b.) moeten uiterlijk tijdens de vergadering worden beantwoord en deze antwoorden dienen toegankelijk te worden gemaakt via de onder 2 beschreven communicatiemiddelen.
- Het bestuur of de voorzitter van de vergadering kan bepalen dat het stemrecht slechts kan worden uitgeoefend door middel van de onder 2 beschreven communicatiemiddelen. Hierbij is van belang dat de stemgerechtigden via het elektronische communicatiemiddel kan worden geïdentificeerd. Het is dus van belang dat kan worden vastgesteld dat het daadwerkelijk de stemgerechtigde is die gebruik maakt van het betreffende elektronische communicatiemiddel. Dit kan dus ook een bij het bestuur bekend e-mailadres, telefoonnummer, e.d. van de stemgerechtigde zijn, zodat een gespecialiseerd softwaresysteem volgens de wetgever niet persé noodzakelijk is.
- De stemgerechtigde brengt zijn stem tijdens de vergadering uit. Het bestuur of de voorzitter van de vergadering kan echter ook bepalen dat het mogelijk is stemmen uit te brengen voorafgaand aan de vergadering. De stemmen dienen in dat geval op zijn vroegst dertig dagen voor de dag van die vergadering te worden uitgebracht.
Laat ons u ondersteunen
Fysiek vergaderen zal altijd de voorkeur genieten, maar het digitaal vergaderen biedt voor veel VvE’s een uitkomst . Hiervoor kunnen alle eigenaren, ook die eigenaren die niet fysiek aanwezig zijn op het moment van vergaderen, toch hun inbreng geven en hun voorkeurstemmen uitbrengen.
Heeft u vragen over vergaderen binnen een VvE? Dan kunt u vrijblijvend contact met ons opnemen via de onderstaande knop. Wij staan voor u klaar!
