De valkuil van snelle besluiten
Als het doel van een VvE goed voor ogen wordt gehouden, begrijpt eigenlijk iedereen dat snel en proactief besluiten (laten) nemen, vaak mooier lijkt dan dat het is. Sterker nog, het is voor een VvE zelfs onverstandig om zonder gedegen planning en financiële onderbouwing zaken uit te voeren omwille van snelheid of op basis van kleine voordeeltjes.
In dit artikel
In dit artikel leest u meer over het belang van zorgvuldig plannen en financiële onderbouwing binnen een VvE. Klik op één van de onderstaande links om direct naar een onderdeel te gaan:
Onderhoud plannen op de lange termijn
Bij onderhoud aan vastgoed is het overgrote deel van het onderhoud dat moet worden uitgevoerd aan het gebouw namelijk al jaren van te voren bekend en zeker. Daarbij is het vaak onderhoud dat herhaaldelijk terugkeert, in een regelmatige cyclus. Denk hierbij aan het regelmatig in een vaste cyclus uit te voeren schilderwerk, de vernieuwing van dakbedekking of het onderhoud aan, en vervanging van, technische installaties. Om die reden is het van belang voor een VvE, om het onderhoud en het beheer op de lange termijn te bezien, het gebouw moet immers decennia of zelfs langer meegaan én in goede staat gehouden worden.
Het bovenstaande houdt in dat het voor een VvE dus verstandiger is om zeer zorgvuldig en strategisch onderhoudszaken te plannen en het onderhoud pas uit te voeren als de tijd rijp is. En nog meer van belang is dat dit onderhoud van de VvE pas wordt uitgevoerd, na consultatie van de eigenaars en na besluitvorming door de Vergadering.
Het is immers de Vergadering van Eigenaars die besluit over uitgaven voor het onderhoud en het zijn de eigenaars die daar gezamenlijk de kosten voor dragen. Om het bovenstaande te bereiken is het belangrijk om binnen een VvE continuïteit te creëren in het zorgvuldig en strategisch plannen van het onderhoud en het beheer.
Het belang van een MJOP
Dat zorgvuldig en strategisch plannen houdt onder andere in dat de VvE een Meer Jaren Onderhoud Planning (MJOP) opstelt of laat opstellen. Een MJOP wordt opgesteld zodat voor de VvE inzichtelijk en duidelijk wordt welk onderhoud er de komende jaren uitgevoerd moet worden en wat daarvan de verwachtte kosten zijn. Een MJOP verduidelijkt aan eigenaars wat er in de toekomst te verwachten valt.
De looptijd van zo’n MJOP is meestal tien jaar. De verwachtte bedragen die voor onderhoud aan gemeenschappelijke zaken en – delen nodig zijn, worden in een meerjarig overzicht opgenomen en doorgerekend. Zo krijgt de VvE vooraf een goed beeld wanneer en welke werkzaamheden er uitgevoerd moeten worden. Uiteraard weet een VvE hierdoor ook beter met welke kosten er rekening gehouden moet worden, zodat de VvE tijdig budget kan reserveren.
Let wel
Een MJOP is een momentopname en de opgenomen prijzen voor onderhoud aan gemeenschappelijke zaken en – delen dus ook! Prijzen van materialen en loonkosten worden echter elk jaar hoger, maar die verhogingen worden niet in de bestande MJOP aangepast. Het is raadzaam voor een VvE om daarmee rekening te houden.
Flexibiliteit en jaarlijkse actualisatie
Ook is het mogelijk dat bepaald gepland onderhoud in de MJOP bijvoorbeeld één jaar opgeschoven kan worden omdat, bij nader inzien, het nog niet noodzakelijk blijkt te zijn om dat onderhoud uit te voeren. Dat opschuiven van werkzaamheden heeft uiteraard gevolgen voor de planning, maar ook voor de financiën van de VvE. De verschuiving van het tijdstip van uitvoering van het onderhoud en de daarmee gepaard gaande kosten heeft directe invloed op de hoogte van de service bijdrage die eigenaars betalen.
Het is dus voor een VvE verstandig om de MJOP flexibel toe te passen en de betreffende jaarsnede ieder jaar te actualiseren naar de laatste ontwikkelingen, en te laten vaststellen door de Vergadering.
Meer Jaren Financiële Raming (MJFR)
Voor een VvE is het nog verstandiger om naast de jaarlijkse vaststelling van de betreffende jaarsnede MJOP, een zogenaamde Meer Jaren Financiële Raming (MJFR) op te stellen. In een MJFR kunnen de actueel geldende prijzen, de werkelijke kosten en de verwachtingen van de toekomst, in één duidelijk overzicht aan eigenaars worden getoond.
In een MJFR wordt niet alleen de verhoging van prijzen van onderhoud maar ook de prijsontwikkeling van de exploitatiekosten (service- en onderhoudscontracten) voor de eigenaars van de VvE inzichtelijk gemaakt. Met een MJFR wordt alle eigenaars elk jaar duidelijk en helder hoe de kosten en uitgaven van het onderhoud én de exploitatie van de VvE er in dat jaar voor staat. Om deze reden is het verstandig om de hierboven genoemde MJFR, ieder jaar te bespreken met de eigenaars en opnieuw te laten vaststellen door de Vergadering.
Het bovenstaande houdt in dat een VvE, met gebruikmaking van een MJOP en een MJFR, goede en strategisch besluiten kan nemen om voldoende gelden te reserveren voor de toekomst.
Financiële gevolgen van besluiten
Het is daarom ook van belang dat VvE’s in hun besluitvorming behoudend en voorzichtig omgaan met ideeën en voorstellen die vaak plotseling opkomen bij bestuur of eigenaars, maar die niet begroot of goed doorgerekend zijn. In feite kan iedere eigenaar in een MFJR direct nagaan wat de financiële gevolgen zouden worden, als er een niet doorgerekend besluit wordt genomen door de Vergadering.
Elk besluit heeft immers gevolgen voor de financiën van de VvE, en het zal niet de eerste keer zijn dat een VvE het budget dat bestemd was voor ander onderhoud aan gemeenschappelijke zaken en – delen, door een plotseling genomen besluit heeft verbruikt.
Een oud spreekwoord zegt: een gulden kan maar één keer omgedraaid worden, ook een Caribische gulden.
Laat ons u ondersteunen
Hebt u vragen over dit onderwerp en zou u meer informatie over dit onderwerp willen ontvangen, neemt u dan contact op met VvE Curaçao.
