Het vaststellen van de exploitatierekening
In de splitsingsakte is bepaald op welk termijn de vergadering van eigenaars moet worden gehouden, waarin de jaarrekening moet worden vastgesteld. Overigens staat er geen sanctie, zoals nietigheid of vernietigbaarheid op het te laat overleggen van de exploitatierekening aan de vergadering. Het bestuur stelt de balans en de exploitatierekening op met zijn toelichtingen. Voordat de vergadering plaatsvindt zal de kascommissie, benoemd door de vergadering, de stukken controleren, zodat zij de vergadering kan adviseren om de exploitatierekening wel of niet vast te stellen.
Het bestuur zal de exploitatierekening op een zo vroegst mogelijk termijn opstellen, zodat de kascommissie voldoende de tijd heeft om de stukken te controleren, voordat de vergadering kan worden uitgeschreven binnen de termijn die in de splitsingsakte is bepaald. Het gehele bestuur van de VvE is verantwoordelijk voor de exploitatierekening en voor het gevoerde financiële beleid, dus niet slechts een penningmeester.
In dit artikel
In dit artikel wordt stilgestaan bij een aantal zaken omtrent de exploitatierekening van een Vereniging van Eigenaars (VvE). Gebruik het onderstaande overzicht om direct meer te lezen over een specifiek onderwerp:
Boekjaar
Een boekjaar van een VvE loopt meestal gelijk aan een kalender jaar. Dit houdt in dat het boekjaar begint op 1 januari en eindigd op 31 december. Voor 1 juli (of zoveel eerder of later als de splitsingsakte aangeeft) van elk jaar wordt de jaarrekening, na controle van de kascommissie, over gelegd aan de vergadering.
Balans
De balans is een opgave van bezittingen, vorderingen, vermogen en schulden van de VvE op 31 december van het jaar. Aan de linkerzijde van de balans staan de bezittingen en vorderingen, te denken valt aan de saldo’s van de bankrekeningen, de nog te ontvangen bijdrages van eigenaren en vooruitbetaalde kosten. Aan de rechterzijde van de balans staan het vermogen en de schulden, te denken valt aan het reservefonds, vooruitontvangen bijdrages van eigenaren, nog te betalen kosten aan derden (crediteuren).
In de toelichting op de balans worden diverse posten uitgelegd, zoals de opbouw van het reservefonds, een opsomming van de crediteuren en wat het aandeel in het reservefonds per eigenaar is.
Exploitatierekening
In de exploitatierekening van de VvE, ook wel winst- en verliesrekening genoemd, staat wat er in het jaar aan inkomsten zijn binnengekomen en wat er in het jaar aan uitgaven zijn gedaan en of deze overeenstemmen met de vastgestelde begroting over dat jaar (zie ook het artikel “Servicekosten betalen aan de VvE”).
Aan de inkomstenkant staat het totaal aan bijdrage wat de VvE, op basis van de begroting, zou moeten hebben ontvangen, alsmede de ontvangen rente en eventuele boetes die aan eigenaren zijn opgelegd. Meestal zijn deze boetes aanmaningskosten die een eigenaar heeft moeten betalen, omdat de bijdrage niet op tijd is ontvangen door de VvE.
Aan de uitgavekant staat de begroting zoals deze is vastgesteld door de vergadering over het jaar en wat er werkelijk per begrotingspost is uitgegeven. Te denken valt aan premies voor de verzekeringen, onderhoud aan het gemeenschappelijk gedeelte van het gebouw, dotatie aan het reservefonds, maar ook de schoonmaakkosten, onderhoud aan de tuin, onderhoud aan het zwembad, elektra van de gemeenschappelijke zaken etc.
In de toelichting op de exploitatierekening worden de verschillen tussen begroting en werkelijke kosten tekstueel uitgelegd. Zoals bijvoorbeeld de reden waarom bij de post klein onderhoud meer is uitgegeven dan begroot. Ook staat in de toelichting wat de herbouwwaarde is van het gebouw. De herbouwwaarde is het bedrag waarop de premies van verzekeringen zijn gebaseerd.
De exploitatierekening van de VvE wordt ook wel winst- en verliesrekening genoemd.
Vaststelling van de exploitatierekening
Zoals gezegd stelt het bestuur de jaarrekening op, waarna de kascommissie de controle doet. De kascommissie heeft dan niet genoeg aan alleen de exploitatierekening met de toelichting, maar zal ook alle onderliggende stukken moeten ontvangen, zodat de controle naar behoren kan worden uitgevoerd. Wanneer de kascommissie de controle heeft gedaan en eventuele vragen door het bestuur naar tevredenheid zijn beantwoord, keurt de kascommissie de exploitatierekening goed en kan de vergadering adviseren de exploitatierekening vast te stellen. Wanneer de vergadering het advies overneemt van de kascommissie wordt de exploitatierekening vastgesteld. De vergadering verleent op dat moment decharge aan het bestuur. Op dat moment is het (voltallige) bestuur niet meer alleen verantwoordelijk voor de exploitatierekening, maar is de totale VvE hiervoor verantwoordelijk.
Zoals uit bovenstaande blijkt heeft het bestuur een grote verantwoordelijkheid voor het (financële) beleid van de VvE. De VvE kan besluiten het beheer van de VvE uit te besteden. De professionele beheerder zal dan de taak van het opstellen van de jaarrekening van het bestuur overnemen. Dit houdt niet in dat het bestuur niet meer verantwoordelijk is, maar wel dat de professionele beheerder de termijnen beter in de gaten houdt en het bestuur (en de VvE) adviseert over het financiele beleid. Daarnaast is een professionele beheerder onafhankelijk, zodat zij het bestuur én de kascommissie onafhankelijk kan adviseren en informeren.
Laat ons u ondersteunen
Heeft u vragen over het opstellen van de exploitatierekening? Neem dan vrijblijvend contact met ons op via onderstaande knop. We staan voor u klaar!
