Op afstand vergaderen
Digitalisering maakt ons leven een stuk eenvoudiger, maar ook complexer tegelijkertijd. De praktische uitvoering is voor veel mensen geen obstakel (meer), maar onduidelijkheid over de regels lijkt de praktijk te belemmeren. Dit geldt ook voor de digitalisering bij VvE’s. Die behoefte is door de komst van COVID-19 nog veel groter geworden. Vooral op Curaçao waar veel appartementseigenaars niet op het eiland wonen, maar wel graag op afstand willen deelnemen aan de vergadering van eigenaars en hun stem willen uitbrengen.
In dit artikel
Is digitaal vergaderen mogelijk voor VvE’s op Curaçao en zo ja, op welke wijze? In dit artikel worden de voor- en nadelen van digitaal vergaderen behandeld. Ook bespreken we wat de wetgeving toestaat. Klik op één van de onderstaande links om direct meer te lezen over een specifiek onderwerp:
Wat is een digitale vergadering van eigenaars?
De regels voor het vergaderen binnen een VvE zijn opgenomen in de statuten van de VvE die onderdeel uitmaken van het splitsingsreglement. Het splitsingsreglement is op haar beurt weer onderdeel van de splitsingsakte. In de meeste splitsingsaktes van VvE’s op Curaçao is het volgende bepaald over vergaderen:
- Dat de vergadering moet worden opgeroepen en op welke termijn;
- Dat de aanwezigheid ter vergadering blijkt uit een voor aanvang van de vergadering ondertekende presentielijst;
- Dat een appartementseigenaar bevoegd is een gevolmachtigde namens hem de vergadering te laten bijwonen, daarin het woord te voeren en het stemrecht uit te oefenen;
- Met welke meerderheid van stemmen een besluit moet worden genomen en hoeveel appartementseigenaars aanwezig moeten zijn bij de vergadering (quorum) om een (rechts)geldig besluit te mogen nemen.
Al deze onderdelen kunnen in de praktijk digitaal worden uitgevoerd, maar het is de vraag of de wet en de splitsingsakte dit toestaan.
Wat zegt de wetgever?
De regels voor het appartementsrecht (titel 5.9 BW) zijn afgestemd op de regels voor het appartementsrecht uit het Nederlandse BW. Dit betekent dat mede van belang is welke overweging de Nederlandse wetgever ten grondslag heeft gelegd aan de invoering van titel 5.9. De Nederlandse wetgever heeft bij de invoering van de regels voor digitaal vergaderen voor ‘gewone’ verenigingen (Nederlandse BW 2), opgemerkt dat het niet nodig is om die regels ook op VvE’s van toepassing te verklaren, omdat die verenigingen zonder meer kunnen regelen dat er digitaal wordt vergaderd. De wetgever heeft het dus niet nodig gevonden om voor VvE’s een aparte regeling voor digitaal vergaderen op te nemen, omdat dit al is toegestaan.
Wat zegt de rechter?
Voor zover bekend is er één uitspraak over digitaal vergaderen bij een VvE. Dit is een uitspraak van de Nederlandse rechter, rechtbank Oost-Brabant 24 augustus 2017. In die kwestie nam de vergadering van eigenaars een besluit om de akte te wijzigen met vier/vijfde meerderheid van de stemmen. Voorafgaand aan die vergadering werd de mogelijk geboden om elektronisch te stemmen. Enkele leden hebben daarvan gebruik gemaakt. Een andere eigenaar verzocht daarna vernietiging van dat besluit, omdat volgens deze eigenaar nergens in de statuten of het splitsingsreglement is bepaald dat elektronisch stemmen mogelijk is. Daarnaast zou de elektronische stemprocedure in strijd zijn met de regels die gelden voor bij volmacht stemmen.
De rechter sluit aan bij de overweging van de Nederlandse wetgever, zoals hiervoor al toegelicht. De wetgever heeft het niet nodig gevonden de regels voor digitaal vergaderen bij gewone verenigingen, ook van toepassing te verklaren op VvE’s. De VvE’s kunnen dit zelf regelen en hiervoor hoeft de splitsingsakte niet te worden gewijzigd. Daarbij hecht de rechter ook grote waarde aan het feit dat in deze kwestie de elektronische stemprocedure met de nodige waarborgen is omkleed en de wijze van stemmen in wezen niet verschilt van bij volmacht stemmen. De rechter laat het genomen besluit dus in stand.
Het lijkt er dus op dat de Nederlandse wetgever digitaal vergaderen mogelijk acht bij VvE’s. De Nederlandse rechter heeft de elektronische stemprocedure - in dat specifieke geval – goedgekeurd. Helaas zijn tot op heden nog geen andere uitspraken bekend over het digitaal vergaderen bij VvE’s.
Wat zijn de mogelijke problemen?
Allereerst is van belang dat de presentielijst vóór aanvang van de vergadering moet worden ondertekend, waarvoor fysieke aanwezigheid is vereist. Uit de presentielijst blijkt namelijk het aantal aanwezigen ter vergadering. Het aantal aanwezigen is weer van belang voor het vaststellen van het quorum. Het quorum bepaalt hoeveel eigenaars aanwezig moeten zijn om tijdens de vergadering een bepaald besluit te mogen nemen.
Het is de vraag of dit bij digitaal vergaderen tot problemen leidt. Hoewel in veel splitsingsaktes het aanleggen van een presentielijst is bepaald, is dit niet verplicht op basis van de wet. Het ontbreken van een presentielijst levert dus geen nietigheid van besluiten op. Het aantal aanwezigen dat voor belang is van het quorum kan ook op andere manieren worden vastgesteld. Bijvoorbeeld door verklaringen van het bestuur en/of van de notulist en/of de leden van de VvE, door een digitale registratie van de aanwezigen ter fysieke vergadering of ter digitale vergadering van degenen die zich digitaal hebben gemeld. Als dit correct wordt gedaan dan is in beginsel ook geen sprake van een vernietigbaar besluit.
Dit betekent dat elektronisch stemmen en het op afstand aanwezig zijn bij een digitale vergadering, niet zou moeten verhinderen dat de stemmen van die eigenaars niet zouden meetellen voor het quorum. Het wordt mogelijk lastiger als een eigenaar voorafgaand aan de vergadering zijn stemmen elektronisch uitbrengt en niet fysiek of digitaal aanwezig is bij de vergadering. In dat geval is de eigenaar niet aanwezig en zou zijn stem niet mogen meetellen voor het quorum. Anderzijds, als het uitbrengen van een elektronische stem vergelijkbaar is met bij volmacht stemmen – aldus de rechter – dan zou de stem wel mogen meetellen voor het quorum. De toekomst zal moeten uitwijzen hoe rechters hier tegenaan kijken.
Hoe kan de VvE digitaal vergaderen?
Het is van belang niet uit het oog te verliezen dat een fysieke vergadering het uitgangspunt is. Hetgeen hiervoor is beschreven is gericht op de elektronische stemprocedure en de digitale aanwezigheid bij vergaderingen. Met name omdat bij VvE’s op Curaçao veel eigenaars betrokken zijn die elders in de wereld wonen, kan dit een enorme toegevoegde waarde zijn om de vergadering toegankelijker te maken en de betrokkenheid van de eigenaars bij de VvE te vergroten.
Fysiek vergaderen is het uitgangspunt
De vergadering dient dus altijd op een fysieke plek te worden gehouden, waarbij in elk geval (een deel van) het bestuur en de voorzitter van de vergadering fysiek aanwezig zijn. De eigenaars die dat willen moeten ook de mogelijkheid hebben om de vergadering fysiek bij te wonen. Daarnaast kan de mogelijkheid worden gecreëerd voor eigenaars om elektronisch te stemmen en de vergadering op afstand bij te wonen.
Als de VvE voornemens is om (deels) digitaal vergaderen mogelijk te maken, dan zal zij daarover in elk geval eerst moeten besluiten tijdens een fysieke vergadering. Uit dat besluit zal dan moet blijken op welke wijze de VvE digitaal vergaderen mogelijk maakt. Daarbij zullen de nodige waarborgen in acht moeten worden genomen. Mogelijk kan de VvE daarvoor aansluiting zoeken bij de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid uit Nederland. Hoewel die wet niet op Curaçao in werking is getreden, verhindert dit niet dat met die regels – door de wetgever nota bene – de nodige waarborgen zijn gecreëerd om digitaal te vergaderen binnen een VvE. Zie hiervoor het artikel van Martine van der Schaaf, ‘Vergaderen binnen een VvE’.
Het lijkt er dus op dat VvE’s op Curaçao digitaal zouden kunnen vergaderen, mits de VvE de hiervoor beschreven minimale eisen in acht neemt. Dit neemt niet weg dat altijd de splitsingsakte van de betreffende VvE bepalend is voor de mogelijkheid om digitaal te kunnen vergaderen. Daarnaast dienen uiteraard de digitale voorzieningen bij de VvE zodanig te zijn ingericht, dat in de praktijk ook daadwerkelijk kan worden voldaan aan de regels voor digitaal vergaderen.
Tip!
Bent u als ontwikkelaar of vastgoedeigenaar van plan een perceel te splitsen in appartementsrechten? Leg dan direct de mogelijkheid tot digitaal vergaderen vast in de splitsingsakte en maak de VvE die u opricht daarmee nog aantrekkelijker voor de toekomstige eigenaars!
Neem contact op
Wilt u weten wat de mogelijkheden zijn om digitaal te vergaderen binnen uw VvE of wilt u praktische ondersteuning door een professionele VvE beheerder die de VvE alle digitale voorzieningen kan bieden die zij nodig heeft? Neem dan contact met ons op via de onderstaande knop!
