Administratief beheer

Het bestuur van een VvE voert een administratie en correspondeert met én namens alle eigenaren van een appartementsrecht in de VvE.

Op deze pagina

Veel taken van een VvE komen voort uit een wettelijke verplichting. Andere taken komen voort uit de splitsingsakte (statuten) van de VvE en/of besluiten van de Vergadering. Gebruik het onderstaande overzicht om direct meer te lezen over een specifiek onderwerp:

Taken vanuit de wettelijke verplichtingen

Vanuit de wet moet het bestuur, namens de VvE, onder andere de volgende taken uitvoeren:

  • Het hebben en houden van een degelijke leden administratie t.b.v. de leden van de VvE;
  • Het incasseren en administreren van de bijdrages van de leden en het voeren van correspondentie hierover;
  • Het collectief verzekeren en voldoende verzekerd houden van het onroerend goed in bezit van de vereniging;
  • Het opmaken van een financiële eindafrekening ten behoeve van de notaris bij overdracht van een appartementsrecht;
  • Bij verkrijging van een appartementsrecht door een nieuw lid, wordt dit lid ingeschreven, en ontvangt een welkom brief, de laatste notulen van de vergadering van eigenaars, het huishoudelijk reglement, de goedgekeurde begroting, de voorschotbijdrage en de overige, van belang zijnde, stukken uit de laatste vergadering van eigenaren;
  • Het (minimaal) éénmaal per jaar voorbereiden van de vergadering van eigenaars en het daartoe zorgdragen van de convocatie, de agenda en vergaderstukken, de presentielijst en de verslaglegging van die vergadering van de VvE;
  • Uitvoering geven aan besluiten van de vergadering van eigenaars van de VvE.

Taken vanuit de splitsingsakte (statuten)/huishoudelijk reglement

Het bestuur moet, namens de VvE, vanuit de statuten van de VvE onder andere de volgende taken uitvoeren:

  • Uitleg geven van de regels van de VvE, de splitsingsakte, de van toepassing zijnde statuten, de wet en het huishoudelijk reglement aan de leden van de VvE;
  • Het naleven van de bepalingen uit de splitsingsakte met zijn statuten, het huishoudelijk reglement en de besluiten van de vergadering van eigenaars van de VvE;
  • Het eerste aanspreekpunt en secretariaat zijn van de VvE voor de correspondentie en het archief van de VvE;
  • Het voeren van correspondentie met individuele leden op het gebied van de VvE;
  • Het afhandelen van verzekeringszaken over de gemeenschappelijke delen van de VvE;
  • Het geven van advies aan individuele leden op het gebied van de VvE;
  • Het bewaken van achterstanden in betaling(en) en, zo nodig, betalingsregelingen treffen en/of derden inschakelen om gerechtelijke incassoprocedures namens de VvE te voeren.

Taken vanuit de besluiten van de vergadering van eigenaars

Van de besluiten van de Vergadering zijn onder andere de volgende taken die het bestuur, namens de VvE, moet uitvoeren:

  • Schriftelijk vastleggen van afspraken met, of besluiten genomen door de vergadering van eigenaren, over zaken tussen individuele eigenaren en de VvE;
  • Het opmaken, het verzorgen en het al dan niet elektronisch toezenden van nieuwsbrieven, publicaties of informatie aan de leden van de VvE.

Ontzorgen door een professionele beheerder

Gezien de complexiteit van bovenstaande taken voor het administratief beheer besluit een VvE vaak om naast het bestuur een professionele beheerder aan te stellen. Een professionele beheerder ontzorgt het bestuur om de administratieve taken uit te voeren. Een professionele beheerder is dagelijks, met kennis van zaken, bezig met de uitvoering. Periodiek legt de professionele beheerder verantwoording af aan het bestuur, zodat het bestuur volledig op de hoogte is van het reilen en zeilen van de VvE, maar zich niet met de dagelijkse gang van zaken hoeft bezig te houden.

Bent u benieuwd naar de mogelijkheden? Klik op de onderstaande knop en neem contact met ons op!

Neem contact op

Veelgestelde vragen

Leden van een Vereniging van Eigenaars (VvE) wonen met elkaar in een gebouw of op een resort en moeten het dan eens worden over belangrijke onderwerpen. Daarom hebben wij een overzicht van veelgestelde vragen voor u gemaakt. Staat uw vraag er niet bij? Klik dan op de onderstaande knop of neem contact met ons op.

Bekijk meer vragen

  • Wie voert de besluiten uit van de VvE?

    Wettelijk wordt er uit de leden een bestuur benoemd. Het bestuur draagt zorg voor de tenuitvoerlegging van de besluiten van de vergadering van eigenaars. De vergadering van eigenaars kan een externe, professionele beheerder, aanstellen om het bestuur te ontzorgen van de uitvoering van alle besluiten.

  • Waar bestaat mijn voorschotbijdrage uit?

    De vergadering van eigenaars stelt jaarlijks een begroting vast, waarin alle kosten staan die de VvE moet betalen voor de exploitatie van de VvE. In de splitsingsakte kan een eigenaar de verdeelsleutel van zijn appartementsrecht vinden. Deze verdeelsleutel wordt toegepast om de totale begroting over alle appartementsrechten te verdelen.

  • Wat kan ik doen als ik het niet eens ben met een besluit van de VvE?

    Wanneer een appartementseigenaar van oordeel is dat een besluit van een orgaan van de Vereniging van Eigenaars door de inhoud of wijze van totstandkoming zijn belangen onredelijk aantast, kan hij binnen een maand na het tijdstip waarop hij van het besluit kennis heeft kunnen nemen, aan de rechter in eerste aanleg verzoeken tot het vernietigen van een besluit (Boek 5 BW: art. 130).

  • Wat is groot onderhoud?

    Groot onderhoud is onderhoud dat in een vaste cyclus wordt uitgevoerd en regelmatig terugkomt. Groot onderhoud vindt een eigenaar altijd terug op een Meer Jaren Onderhouds Planning (MJOP). Deze MJOP wordt jaarlijks vastgesteld in de vergadering van eigenaars.

  • Waar kan ik de splitsingsakte met statuten vinden?

    De splitsingsakte met zijn statuten en reglement is een notariële akte die te allen tijde ingeschreven moet zijn in het kadaster. Bij overdracht van een appartementsrecht dient de notaris deze akte aan de nieuwe eigenaar te overhandigen. Het kadaster is een openbaar register. De akte is dan ook op te vragen bij het kadaster.