Administratief beheer
Het bestuur van een VvE voert een administratie en correspondeert met én namens alle eigenaren van een appartementsrecht in de VvE.
Op deze pagina
Veel taken van een VvE komen voort uit een wettelijke verplichting. Andere taken komen voort uit de splitsingsakte (statuten) van de VvE en/of besluiten van de Vergadering. Gebruik het onderstaande overzicht om direct meer te lezen over een specifiek onderwerp:
Taken vanuit de wettelijke verplichtingen
Vanuit de wet moet het bestuur, namens de VvE, onder andere de volgende taken uitvoeren:
- Het hebben en houden van een degelijke leden administratie t.b.v. de leden van de VvE;
- Het incasseren en administreren van de bijdrages van de leden en het voeren van correspondentie hierover;
- Het collectief verzekeren en voldoende verzekerd houden van het onroerend goed in bezit van de vereniging;
- Het opmaken van een financiële eindafrekening ten behoeve van de notaris bij overdracht van een appartementsrecht;
- Bij verkrijging van een appartementsrecht door een nieuw lid, wordt dit lid ingeschreven, en ontvangt een welkom brief, de laatste notulen van de vergadering van eigenaars, het huishoudelijk reglement, de goedgekeurde begroting, de voorschotbijdrage en de overige, van belang zijnde, stukken uit de laatste vergadering van eigenaren;
- Het (minimaal) éénmaal per jaar voorbereiden van de vergadering van eigenaars en het daartoe zorgdragen van de convocatie, de agenda en vergaderstukken, de presentielijst en de verslaglegging van die vergadering van de VvE;
- Uitvoering geven aan besluiten van de vergadering van eigenaars van de VvE.
Taken vanuit de splitsingsakte (statuten)/huishoudelijk reglement
Het bestuur moet, namens de VvE, vanuit de statuten van de VvE onder andere de volgende taken uitvoeren:
- Uitleg geven van de regels van de VvE, de splitsingsakte, de van toepassing zijnde statuten, de wet en het huishoudelijk reglement aan de leden van de VvE;
- Het naleven van de bepalingen uit de splitsingsakte met zijn statuten, het huishoudelijk reglement en de besluiten van de vergadering van eigenaars van de VvE;
- Het eerste aanspreekpunt en secretariaat zijn van de VvE voor de correspondentie en het archief van de VvE;
- Het voeren van correspondentie met individuele leden op het gebied van de VvE;
- Het afhandelen van verzekeringszaken over de gemeenschappelijke delen van de VvE;
- Het geven van advies aan individuele leden op het gebied van de VvE;
- Het bewaken van achterstanden in betaling(en) en, zo nodig, betalingsregelingen treffen en/of derden inschakelen om gerechtelijke incassoprocedures namens de VvE te voeren.
Taken vanuit de besluiten van de vergadering van eigenaars
Van de besluiten van de Vergadering zijn onder andere de volgende taken die het bestuur, namens de VvE, moet uitvoeren:
- Schriftelijk vastleggen van afspraken met, of besluiten genomen door de vergadering van eigenaren, over zaken tussen individuele eigenaren en de VvE;
- Het opmaken, het verzorgen en het al dan niet elektronisch toezenden van nieuwsbrieven, publicaties of informatie aan de leden van de VvE.
Ontzorgen door een professionele beheerder
Gezien de complexiteit van bovenstaande taken voor het administratief beheer besluit een VvE vaak om naast het bestuur een professionele beheerder aan te stellen. Een professionele beheerder ontzorgt het bestuur om de administratieve taken uit te voeren. Een professionele beheerder is dagelijks, met kennis van zaken, bezig met de uitvoering. Periodiek legt de professionele beheerder verantwoording af aan het bestuur, zodat het bestuur volledig op de hoogte is van het reilen en zeilen van de VvE, maar zich niet met de dagelijkse gang van zaken hoeft bezig te houden.
Bent u benieuwd naar de mogelijkheden? Klik op de onderstaande knop en neem contact met ons op!
